- Deze privacyverklaring is van de Stichting Menno Fund (verder te noemen SMF) .
- Deze privacyverklaring is opgesteld om van alle deelnemende Doopsgezinde Gemeenten en Instellingen en hun vertegenwoordigers in de deelnemersvergadering de rechten m.b.t. hun privacy te waarborgen en gegrond op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Conform de AVG (wettelijke en rechtmatige grondslag) is het SMF toegestaan de persoonsgegevens te verwerken.
- Het doel van het vastleggen van de persoonsgegevens is de communicatie tussen SMF en haar deelnemers te ondersteunen. SMF is een besloten beleggingsfonds dat deelnemers periodiek informeert over de stand van zaken.
- Personen.
De personen wie het betreft zijn:
– Deelnemers en potentiele deelnemers aan SMF en hun vertegenwoordigers.
– Bestuurders en toezichthouders en functionele betrokkenen bij de taken van SMF. - Persoonsgegevens
Van vertegenwoordigers van de deelnemende doopsgezinde gemeenten en instellingen worden de volgende gegevens in de deelnemersadministratie verwerkt: Naam, adres, telefoon, emailadres. Omdat SMF uitsluitend openstaat voor doopsgezinde gemeenten en instellingen duidt het enkele feit dat een vertegenwoordiger van een deelnemers in de deelnemersadministratie is opgenomen op lidmaatschap of verwantschap met een Doopsgezinde Gemeente of Instelling. Daarmee is het opgenomen zijn in de deelnemersadministatie op zichzelf al een bijzonder persoonsgegeven in de zin van de AVG. - Verwerking
Enkel de leden van het Bestuur van SMF hebben toegang tot de deelnemersadministratie. Het bestuur machtigt specifieke individuen in dienst van Capital Support of de Algemene Doopsgezinde Societeit (ADS) voor het uitvoeren van taken waarbij persoonsgegevens in het geding zijn. Dit betreft het uitvoeren van de deelnemersadministratie en de financiële administratie en het mogelijk maken van communicatie tussen deelnemers en het bestuur van SMF. - Het bestuur van SMF neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
- Het bestuur van de SMF gebruikt de volgende computerprogramma’s of ‐systemen: deelnemersadministratie, Microsoft office of soortgelijke systemen.
- Bewaren
- De lijsten van deelnemers en hun vertegenwoordigers worden digitaal bewaard op computers die van een wachtwoord zijn voorzien en in back‐up systemen die van een wachtwoord zijn voorzien
- De volledige lijst van deelnemers en hun vertegenwoordigers is beschikbaar voor bestuursleden van de SMF, de deelnemers, specifieke medewerkers van Capital Support en specifieke medewerkers van ADS.
- De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig is om de doelen, waarvoor de gegevens worden verzameld, te realiseren. Na afloop van het deelnemerschap worden gegevens vernietigd.
- De financiële administratie wordt gedurende de wettelijke termijn bewaard.
- Het bestuur van SMF deelt de persoonsgegevens met derden alleen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met instanties die de gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens. Het bestuur van SMF is verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
- Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Elke deelnemer of haar vertegenwoordiger heeft het recht om de eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft zij het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door SMF en heeft zij het recht op gegevensoverdraagbaarheid te voorkomen.
Elk lid kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens sturen naar de ledenadministratie.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door of namens de betreffende deelnemer is gedaan, eisen wij een kopie van het identiteitsbewijs.
Het bestuur van SMF geeft de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact‐met‐de‐autoriteit‐persoonsgegevens/tip‐ ons. - Beveiliging
Het bestuur van SMF neemt de bescherming van uw gegevens zeer serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als iemand de indruk heeft dat de gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met één van onze bestuursleden.
Voor vragen over de privacy kunt u terecht bij het bestuur van SMF.
Deze privacyverklaring staat op de website, en is aangekondigd in de Nieuwsbrief.